Projektmanagement

Inhaltsverzeichnis:

1.) Einleitung und Definition
2.) Anforderungen an den Projektmanager
3.) Projektarten
4.) Projektmanagement-Systeme
5.) Projektphasen
6.) Managementgebiete

1.) Einteilung und Definition

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes. (DIN 69901)

Um eine erfolgreiche Umsetzung der in der Definition dargestellten Anforderungen zu gewährleisten, werden folgende Grundsätze des Projektmanagements festgelegt:
- Projektstruktur festlegen
- Phase der Projektdefinition hervorheben
- Projektvorgaben und Teilziele klar festlegen und verbindlich kommunizieren
- Projektverlauf zu jedem Zeitpunkt für jeden Projektbeteiligten transparent halten
- Risiken rechtzeitig erkennen und behandeln
- Verantwortung pesofinizieren

Mit der Projektdurchführung kann eine einzige, aber auch mehrere tausend Personen befasst sein. Entsprechend reichen die Werkzeuge des Projektmanagements von einfachen To-Do-Listen bis hin zu komplexen Organisationen mit ausschließlich zu diesem Zweck gegründeten Unternehmen. Daher ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements vor Projektbeginn die Festlegung, welche Projektmanagementmethoden in genau diesem Projekt angewendet und gewichtet werden sollen.

folgendermaßen ist der Begriff Projekt definiert (Quelle: Wikipedia)

Ein Projekt ist ein einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Kosten und Ressourcen ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt. Ein Projekt bezeichnet also eine Gesamtheit vielseitiger Vorgänge, die zum Ziel haben, die Bedürfnisse eines Auftraggebers zu befriedigen. Umgangssprachlich ist es ein Vorhaben mit Entwurfscharakter. Hin und wieder werden auch besondere Vorhaben bzw. Einrichtungen von Behörden oder privaten Gruppen Projekte genannt, um sie gegen feste, längerfristige, umfassendere Einrichtungen abzugrenzen.

2.) Anforderungen an den Projektmanager

Folgendem Anforderungsprofil sollte ein Projektmanager entsprechen:
- Kenntnisse des Projektmanagements
- allgemeines Management-Wissen
- Ausdauer und Belastbarkeit
- eine ganzheitliche und nachhaltige Denkweise
- zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten

3.) Projektarten

Je nach Projektart und -inhalt unterscheiden sich erfolgreiche Projektmanagementmethoden erheblich voneinander. Insbesondere können verschiedene Projektarten nach folgenden Gliederungskriterien differenziert werden:

Anlass / Inhalt
- IT-Projekte
- Bauprojekte
- Kulturprojekte
- Marketingprojekte
- Forschungsprojekte
- und viele andere

Beteiligung / Initiierung
- interne Projekte
- externe Projekte


Komplexität
- Kleinprojekte
- Großprojekte

4.) Projektmanagement-Systeme

Um die Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement in einem Unternehmen zu verankern, sind entsprechende Rahmenbedingungen und Spielregeln notwendig. Es müssen ganzheitliche, leistungsfähige Projektmanagement-Systeme geschaffen werden, die im Regelfall Standards, Maßnahmen und Tools in folgenden Bereichen enthalten:

a) Organisation
Die organisatorische Verankerung des Projektmanagements muss im jeweiligen Unternehmen eindeutig geklärt sein. Hierzu zählen beispielsweise die Definition von klaren Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.

b) Methodik
Im Bereich der Methodik werden Standards, Instrumente, Methoden, Richtlinien und Prozesse definiert, die bei Projekten zur Anwendung kommen sollen. Die Methodik wird in der Regel individuell für die jeweilige Organisation festgelegt. In vielen Fällen wird die verwendete Methodik in einem Projektmanagementhandbuch dokumentiert.

c) Qualifizierung
Damit Projektmanagement erfolgreich angewendet werden kann, müssen Führungskräfte, Projektleiter und -mitarbeiter entsprechend für ihre Rolle vorbereitet und dafür qualifiziert werden.

d) Software
Es müssen IT-gestützte Strukturen geschaffen werden, die einen effizienten Informations- und Kommunikationsfluss gewährleisten sowie die Projektplanung und -steuerung über den gesamten Projektverlauf unterstützen.

5.) Projektphasen

Projekte werden häufig in Phasen aufgeteilt, welche die iterative Vorgehensweise im Projektmanagement unterstreichen. Üblicherweise enden die Projektphasen mit definierten Meilensteinen. Folgende Phasen sind dabei im Phasenmodell zu finden:

a) Projektdefinition
Es findet eine Projektanalyse statt, welche Probleme und Potentiale betrachtet. Ziele, wie z. B. Inhalt, Kosten, ... etc. werden geklärt. Daneben wird geprüft, ob das Projekt machbar ist.

b) Projektauftrag
Ist ein Dokument, das die Existenz eines Projektes formell bestätigt.

c) Projektplanung
In dieser Phase wird das Team organisiert, und es werden Aufgabenpläne, Ablaufpläne, Terminpläne, Kapazitätspläne, Kommunikationspläne, Kostenpläne, Qualitätspläne und das Risikomanagement festgelegt. Hierbei spielen so genannte Meilensteine eine wichtige Rolle.

folgende Aufgabenbereiche müssen bei der Projektplanung zugeteilt werden:
- Planung Inhalt und Umfang
- Definition Inhalt und Umfang
- Definition der Vorgänge
- festlegen der Vorgangsfolgen
- Einsatzmittelbedarfsplanung
- Schätzung der Vorgangsdauern
- Kostenschätzung
- Risikomanagementplanung
- entwickeln des Terminplans
- Kostenplanung
- Zusammenstellung des Projektplans


d) Projektdurchführung und Projektkontrolle
Diese Phase kennzeichnet sich, abgesehen von der Durchführung selbst, durch Kontrolle des Projektfortschritts und Reaktion auf projektstörende Ereignisse in der Zukunft, die sich erst während der Projektdurchführung ergeben. Erkenntnisse über gegenwärtige oder zukünftige Abweichungen führen dann zu Planungsänderungen und Korrekturmaßnahmen.

e) Projektabschluss
Die Ergebnisse werden präsentiert, das Projektergebnis wird dokumentiert übergeben, sowie in einem Review alle Phasen reflektiert. Der Projektleiter wird vom Auftraggeber schriftlich entlastet.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, dass ein Projekt vorzeitig durch einen Projektabbruch abgebrochen wird.

6.) Managementgebiete

a) Integrationsmanagement
Hier werden die verschiedenen Elemente eines Projektes koordiniert.

b) Inhalts- und Umfangsmanagement
Hier wird für die Erreichung des Projektzieles gesorgt. Es sorgt allerdings nicht nur für die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprünglichen Ziele, sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu veranlassen.

c) Terminmanagement
Hier wird für die Einhaltung des Zeitrahmens gesorgt.

d) Kostenmanagement
Hier wird auf die Budgeteinhaltung geachtet. Ggf. sind Gegenmaßnahmen einzuleiten.

e) Qualitätsmanagement
Projektspezifisches Qualitätsmanagement umfasst Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen, Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Maßnahmenmanagement.

f) Personalmanagement
Enthält die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung.

g) Kommunikationsmanagement
Kommunikationsmanagement ist definiert als die systematische Planung und Realisierung von Information, Verständigung, Medienentwicklung und Imagepflege in einem langfristigen Horizont.

h) Risikomanagement
Enthält Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte. Insbesondere bei komplexen Projekten ist dies von Bedeutung.

i) Beschaffungsmanagement
Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.

Achten Sie bitte undbedingt darauf, dass es für die einzelnen Gebiete klare Verantwortlichkeiten gibt.