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Modul 5 - Moderation und Präsentation

In diesem Modul geht es um die Themen moderieren und präsentieren. Wie moderiere/präsentiere ich optimal? Wie erreiche ich meine beste Wirkung und wirke sicher? Welche Techniken kann man einsetzen - das sind die Hauptthemen in diesem Modul.

"Das Geheimnis des Erfolges ist, den Standpunkt des anderen zu verstehen."

Henry Ford

 

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Visualisierung und Medieneinsatz:

In diesem Exkurs möchte ich auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Visualisierung und Medieneinsatz eingehen. Präsentationen können auf verschiedenste Weise durchgeführt werden, z. B. FlipChart, Powerpint / Beamer etc. Alle Infos hierzu gibt es im Exkurs.

zum Exkurs

 


Moderation und Präsentation


Inhaltsverzeichnis:

1.) Methoden zur Steigerung der Selbstsicherheit
2.) Körpersprache
3.) Präsentation
4.) Moderationen


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1.) Methoden zur Steigerung der Selbstsicherheit

Die meisten Menschen haben, wenn Sie vor einer Gruppe reden müssen, Lampenfieber und fühlen sich unicher. Dieses Gefühl sollte grundsätzlich nicht als negativ gewertet werden, da es gleichzeitig unsere Konzentration steigert. Dennnoch ist es wichtig, dass wir beim Präsentieren, Moderieren etc. sicher vor unserem "Publikum" wirken.

Hierfür gibt es verschiedene Methoden:

a) die Tornadomethode

T = Tief ausatmen und Schulter runter
O = Overhead etc. nie vor mir - das nimmt Energie
R = Rasensprengerblick (Blick zum Publikum)
N = Nuscheln verboten - kräftige Stimme
A = Aufrecht stehen - wie ein Baum
D = Die Hände in Bauchnabelhöhe
O = oder einfach Stift in die Hand - zur Sicherheit

b) die yes-set-Methode

Sagen Sie 3 Dinge bei denen eine Zustimmung sicher ist - danach wagen Sie eine Prognose. So simmen Sie die Gruppe positiv auf Ihr Thema ein. Setzen Sie den Rasensprengerblick ein (Kopfbewegung wie ein Rasensprenger = Blickkontakt zu verschiedenen / allen Personen).

Beispiel:
"Guten Tag meine Damen und Herren. Es ist Montagabend. Wir befinden uns in der Bundeshauptstadt und wir haben gerade zu Mittag gegessen. Es ist 14.00 Uhr. Ich bin mir sicher, dass wir einen interessanten Tag miteinander haben werden.



2.) Körpersprache


Die Körpersprache ist alles, was wir gleichzeitig zum Reden, vor oder nach einer Äußerung, mit unserem Körper aussagen - noverbale Kommunikation. Wir können nicht keine Körpersprache zeigen. Die Körpersprache läuft zumeist unbewusst ab und trägt zur Verständigung bei.

Gestik

Handhaltung und Handbewegungen: Je weniger Knicke - desto kraftvoller wird die Wirkung sein.

Fußstellung und Fußbewegung: Füße flach mit den Sohlen auf den Boden stellen. Um den Stuhl gewickelte Füße oder stark abgeknickte Füße fühlen sich nur unsicher an, Sie wirken auch so.

Mimik

Blickkontakt und Blickführung: Wenden Sie den Rasensprenger-Blick an. Schwenken Sie mit Ihrem Blick von einer Person zur nächsten, schauen Sie nacheinander möglichst alle Personen an. Sprechen Sie die Person an, die Sie auch gerade ansehen.



Lachen: Verlegensheitslächeln lieber durch große Augen und einen verbindlichen Ton ersetzen. Lachen Sie nur an den Stellen, an denen Sie auch wirklich von Herzen lachen können.

Gesicht verziehen, Stirn runzeln: Entweder gezielt einsetzen oder bleiben lassen. Sie werden ansonsten evtl. nicht ernst genommen.

Kopfhaltung: Ein schräger Kopf suggiert "nicht ganz dicht". Halten Sie Ihren Kopf gerade und unterstreichen Sie Wichtiges durch Nicken.

Haltung

Zugewandt sind Sie, wenn Sie interessiert zuhören und gleichzeitig Aufmerksamkeit bekommen wollen. Abgewandt sind Sie, wenn Sie plötzlich das Thema wechseln, das Gespräch (unsanft) beenden oder Ihren Gegenüber verunsichern möchten.

Halten Sie sich gerade. Stellen Sie sich vor, Sie hätten Hosenträger in Y-Form an; also hinten nur mit einem Straps. Stellen Sie sich vor, Sie werden an diesem Straps gezogen. Hierdurch geht der Kopf leicht nach oben. Eine gerade Haltung darf nicht wehtun, da sie ansonsten unnatürlich wirkt.

Brust raus, Bauch rein - das ist hier nicht angebracht. Kein Mensch kann so vernünftig atmen. Seien Sie locker entspannt, natürlich etc. Eine Haltung, die sich gut anfühlt ist allemal besser als eine produzierte Haltung. Sie müssen sich stabil fühlen und gut atmen können.

Position im Raum

Etablieren Sie einen Bodenanker. Für verschiedene Rollen verwenden Sie auch verschiedene Positionen, z. B. als Präsentator stehend vor dem Plenum, als Moderator sitzend und bei Diskussionen am Rand stehend. Auf diese Art und Weise gewöhnen Sie die Gruppe an Ihre aktuelle Position.

Stimme als Körpersprache

- Stimmlage: zwischen hohen und tiefen Tönen wechseln
- Modulation und Melodie: bewegt, singend, gleichförmig, beruhigend
- Tempo: zwischen schneller und langsamer Sprechweise variieren
- Rhythmus: abgehackt, gleichmäßig, variabel mit Atemholen



3.) Präsentation


Voraussetzungen für Präsentationen

Eine Präsentation ist nicht nur das gesprochene Wort, sondern das Gesamtwerk (aus Ihrer Person, Ihrem Thema, unterstützenden Medien und auch Ihren Teilnehmern). Beachten Sie, dass wenn Sie länger als 20 Minuten reden Gefahr laufen, dass Sie Ihre Gruppe "verlieren". Bauen Sie die Gruppe also bei langen Vorträgen unbedingt in Ihre Präsentation mit ein. Eine Präsentation sollte lebendig, interaktiv, spannend etc. sein. Sie müssen als Präsentator überzeugend wirken und einen echten Kontakt von Mensch zu Mensch herstellen - das sind gute Voraussetzungen für eine gelungene Präsentation.

Wozu Präsentationen gut sind

- Vorstellung eines neuen Produktes
- Vorstellung eines Unternehmens oder Unternehmensbereichs
- Darstellung von Geschäftsergebnissen
- Einführung einer neuen Organisationsstruktur
- Überblick über Kosten und Budgets
- Kommunikation verschiedenster Informationen
- Vorstellung eines Konzepts
- Schulung und Weiterbildung
- etc.

Das Ziel bestimmt den Inhalt!

Zielsetzung

Ziele können folgendermaßen aussehen:

- sachliches Verständnis für das Funktionieren oder die Beschaffenheit einer Sache
- sachliches und emotionales Verständnis für einen Vorgang
- Verständnis für Zusammenhänge
- gezielter Einfluss auf Meinungen
- Aufforderung zum Handeln

Wenn Sie diese Ziele beim Aufbau und der Materialzusammenstellung für Ihre Präsentation leiten, könne Sie an Fragen, Gesprächen und vielleicht sogar an betriebswirtschaftlichen Zahlen feststellen, wie erfolgreich Ihre Präsentation war und ob Sie Ihr Ziel erreicht haben.

Planungen für die Präsentation

Einige Tage vor Ihrer Präsentation sollten folgende Informationen, Unterlagen bzw. Dinge feststehen:

- Ankündigungstext
- Teilnehmerliste
- das Anschreiben, welches die Teilnehmer erhalten sollen
- Zeitplanung
- worauf kommt es an - was ist das Ziel?
- mit wie vielen Teilnehmern können Sie rechnen?
- wo wird die Präsentation stattfinden?
- welche Medien werden / sollen zum Einsatz kommen?
- stehen die entsprechenden Medien zur Verfügung?

Grundsätzlich sollten Sie sich über den Aufbau und der Zeitplanung Ihrer Präsentation im Klaren sein. Bei einer Präsentation von 15 Minuten sollten Sie max. 5 Minuten für die Begrüßung, Einleitung und Verabschiedung verwenden. Der Hauptteil sollte mindestens 2/3 Ihrer Präsentation in Anspruch nehmen. Planen Sie zusätzliche Zeit für Fragen und Diskussionen ein. Dürfen Fragen während der Präsentation oder erst nach der Präsentation gestellt werden - darüber sollten Sie auch die Teilnehmer zu Beginn der Präsentation aufklären. Planen Sie realistisch - eine realitätsferne Planung wird sich negativ bei Ihrer Präsentation bemerkbar machen.

Zudem ist es sinnvoll bei der Präsentation Gedankenstützen dabei zu haben, z. B. Moderationskärtchen. Die Kärtchen sollten keine Romane sondern Stichpunkte enthalten. Schreiben Sie sauber - wäre dumm, wenn Sie während der Präsentation Ihre eigene Schrift nicht mehr entziffern könnten. Beschriften Sie zudem die Kärtchen nur einseitig. Achten Sie darauf, dass "ein roter Faden" in Ihrer Präsentation zu erkennen ist - alles andere wird nur zu Verwirrungen führen.

Machen Sie sich vor der Präsentation klar, welchen Zweck die Präsentation haben soll! Sollen Ihre Teilnehmer nur informiert werden oder vielleicht auch etwas lernen? Wie interaktiv möchten Sie die Präsentation gestalten?

Daneben sollten Sie auch unbedingt eine Agenda erstellen, die auch Ihren Teilnehmern in geeigneter Form bekannt sein sollte. So können Ihre Teilnehmer besser Ihrem Beitrag folgen. Außerdem haben Sie es durch eine vorher erstellte Agenda beim Präsentieren oft wesentlich leichter.



4.) Moderationen


a) die Besprechungsmoderation

Einladung

Das steht in der Einladung:

- Wer lädt ein?
- Wer ist eingeladen?
- Datum, Uhrzeiten (Beginn / Ende)
- einzelne, nummerierte Themen (evtl. Agenda)

Warum dieser Aufwand?

- alle, die kommen sollen, sind informiert
- alle Teilnehmer können sich vorbereiten
- das Protokoll ist wesentlich leichter zu schreiben
- Prioritäten werden eingehalten

Besprechungsablauf und Moderation

Typischer Besprechungsablauf:

- Tagesordnungspunkte noch einmal nennen
- zusätzlich anfallende Themen sammeln und nur unten anhängen ("sonstiges")
- erstes geplantes Thema besprechen
- evtl. Themen delegieren oder vertagen (kommt auch ins Protokoll)
- zu jedem Punkt nächste Aktionen, wer macht was bis wann, vereinbaren und ins Protokoll aufnehmen
- evtl. ggf. neuen Besprechungstermin

Besprechungen dienen der gegenseitigen Information und Vereinbarung von Arbeitsschritten. Eine Besprechung ist also ein Planungsinstrument.

Ergebnisse dokumentieren

Ein Ergebnisprotokoll ist die einfachste und auch eine verbindliche Möglichkeit die Ergebnisse einer Besprechung festzuhalten. Darüber hinaus können Teilnehmer und auch andere Dokumentationen noch einmal nachlesen.

Aufbau eines Protokolls

- Datum, Uhrzeiten (Anfang+Ende), Besprechungsort
- wer hat eingeladen?
- wer war dabei und wer hat gefehlt? (Anwesenheit)
- Protokollersteller
- einzelne, nummerierte Themen als Überschriften, dahinter die Information bzw. die Vereinbarung

Wozu dieser Aufwand?

Protokolle unterstützen die Planungs- und Vereinbarungsdisziplin einer Gruppe. Ein Protokoll ist ein verbindliches Dokument.

b) Moderation in Workshops, Diskussionen und Entscheidungen

Wer Präsentationen hält oder Besprechungen leitet, braucht Moderation in zweierlei Hinsicht:

1. Sie müssen die Beiträge Ihrer Teilnehmer in irgendweiner Weise managen um ein Durcheinander zu vermeiden.
2. Evtl. sind Sie bzw. die Teilnehmer nicht immer einer Meinung. Sie müssen den entsprechenden Meinungsaustausch managen und darauf achten, dass jeder ausreichend zu Wort kommen kann und keine wichtigen Beiträge unter den Tisch fallen.

Aufgaben der Moderation

Der Moderator soll die Gruppe davon entlasten:

- auf die Zeit zu achten
- sich in Nebenthemen zu verlieren
- sich immer wieder Überblick über das Gesamtthema zu verschaffen
- Teilnehmer verstummen zu lassen
- Teilnehmer die Sitzung "regieren" zu lassen
- die Atmospähre zu gespannt oder lustlos werden zu lassen

Der Moderator kann dies auf folgende Weise erreichen:

- Fragen an die Gruppe oder an Einzelne stellen
- fortlaufende Visualisierungen des Ergebnisses
- gliedern und zusammenfassen (aber nicht werten!)
- aufmerksam machen auf: Zeit, Thema, Beteiligung aller Teilnehmer
- andere / alle zu Wort kommen lassen: stille Teilnehmer animieren, Vielredner bremsen
- viele verschiedene Gesichtspunkte zu einem Thema erarbeiten lassen
- die Diskussion auf das Thema fokussieren
- auf die Einhaltung der Gesprächsregeln achten

Unterschiede Moderator und Besprechungsleiter

Der Moderator steuert und gestaltet den Prozess. Im Gegensatz dazu hat der Besprechungsleiter eine führende Rolle. Er verfolgt eigene Ziele und beteiligt sich mit eigenen Beiträgen an der Diskussion.

die Anmoderation

Die Anmoderation ist ein wesentliches Erfolgskriterium. Erklären Sie deutlich, was Sie von den Teilnehmern erwarten. Stellen Sie ggf. Regeln auf (z. B. Handy aus, Handzeichen bei Wortmeldungen etc.).

Varianten der Anmoderation bei Arbeitsgruppen:

- ohne Medienvorgabe ("bitte setzt euch in kleinen Gruppen zusammen und erarbeitet Vorschläge, wie unsere Kunden Werbung für uns machen können")
- unspezifische Medienvorgabe ("bitte setzt euch in Gruppen von max. 4 Personen zusammen und erarbeitet Vorschläge, wie... Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse und tragen Sie diese anschließend dem Plenum vor")
- definierte Medienvorgabe ("..., schreibt diese Vorschläge auf ein Flipchart und stellt diese anschließend dem Plenum vor")
- exakte Medienvorgabe ("..., sammelt alle Vorschläge in der Gruppe, egal wie ihr diese findet, und schreibt jeden Vorschlag auf eine rote Karte. Doppelnennungen bitte auch aufheben. Die Karte ist im Hochformat zu nutzen und mit max. 10 Wörter zu beschriften...")

Das Rezept für eine gute Eröffnung sieht folgendermaßen aus:

- persönlich ansprechend und Glaubwürdigkeit
- echt informativ, Weckung von Neugierde
- zusammenfassen, was die Teilnehmer an diesem Tag erwartet

die Abmoderation

Die Abmoderation dient dazu die Veranstaltung abzurunden, sie zu vollenden.

Folgende Elemente können in der Abmoderation Platz finden:

- Rückblick ins Programm und Zusammenfassung der Themen
- Highlights herausstellen
- Bitte um Rückmeldungen
- Ausblick in die Zukunft
- Dank für die Teilnahme und die Beiträge der Teilnehmer
- Gute Wünsche und Gruß

Umgang mit kritischen Situationen

Kritische Situationen sind Situationen in denen eine Störung auftritt, die bearbeitet werden muss. Störungen sind normal - Sie sollten natürlich auf diese eingehen.

Beispiele für kritische Situationen:

- der Moderator wird von der Gruppe nicht respektiert (kann selbst kaum reden)
- die Teilnehmer glauben der Präsentation nicht
- der Moderator drängt auf eine Entscheidung - die Gruppe ist jedoch noch nicht bereit hierfür
- der Präsentator verkauft seine eigene Meinung als Fakten - die Gruppe reagiert gereizt
- ein Gruppenmitglied reißt die Diskussion an sich - und der Moderator lässt gewähren
- der Moderator ignoriert Störungen und zieht das Programm strikt durch

Kritische Situationen während der Präsentation oder Moderation erfordern schnelle Entscheidungen. Wichtig dabei ist auch Ihre eigene Einstellung. Versuchen Sie eine Störung nicht als Katstrophe sondern als Normalität zu empfinden - ihre Handlungen werden hierdurch automatisch viel flexibler. Ergründen Sie immer die Gründe für eine Störung. Gibt es vielleicht ein Thema, das für die Gruppe interessant ist - aber nicht angesprochen wird? Hilfreich ist auch das Aufstellen von "Spielregeln" (z. B. Handy aus). Die Möglichkeit einer Störung zu begegnen sind vielfältig. Weisen Sie die Teilnehmer auf die "Spielregeln" hin, lassen Sie die Störung ggf. von der Gruppe bearbeiten (Fragen stellen hilft fast immer). Sehr häufig hilft auch, dass man den "Störer" persönlich anspricht. Vielleicht ist auch eine Störung so klein und einmalig, dass ihr Einschreiten gar nicht gefordert ist. Reagieren Sie auf Störungen mit Gefühl und Menschenverstand.

Eine Störung ist auch immer eine Chance für Sie - hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Fähigkeit als Moderator zu zeigen. Evtl. lässt sich dabei auch die Fähigkeit der Gruppe herausstellen (z. B. wenn eine Störung gemeinsam elemeniert wird).

 


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Informationen über mich

Name: Stefan Schneider

Alter: 35

Beruf: Call-Center Teamleiter

Beruflicher Werdegang:

2001-2004: Ausbildung bei der DTAG
2004-2005: Call-Center Agent
2005-2007: Call-Center Multiplikator
Seit 2007: Call-Center Teamleiter

März - September 2007:
innerbetriebliche Zertifizierung

November - Dezember 2007:
IHK Zertifizierung

Bisherige Betätigungsfelder:
- Outbound
- Inbound
- Backoffice
- Beschwerdemanagement

 

Optimiert für:
 
Firefox 3.0.14
Auflösung: 1400 px x 900 px
 
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