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1.) Einleitung
Ständig rennen wir unserer Zeit hinterher. Unser
Überstundenkonto befindet sich bereits im
tiefroten Bereich. Falls Sie gerade kräftig am Nicken sind, ist
das hier genau Ihr Thema. Nachfolgend lernen Sie einige Werkzeuge
und Methoden kennen, wie Sie besser mit Ihrer gegebenen Zeit auskommen
werden.
2.) Werkzeuge
und Methoden im Zeitmanagement
- die Smart Regel
Um Ziele zu defnieren hat sich die SMART Regel bewährt. Diese
Regel besagt, dass ein Ziel:
S - Spezifisch (das
Ziel muss spezifisch/konkret und positiv formuliert sein)
M - Messbar (das
Ziel muss überprüfbar sein)
A - Attraktiv (das
Ziel muss beeinflussbar sein)
R - Realistisch (das
Ziel muss hoch gesteckt aber dennoch erreichbar sein)
T - Terminiert (das
Ziel muss einen Endzeitpunkt/Erreichungszeitpunkt besitzen)
Das SMART Prinzip kommt aus den USA und steht original für
Specific, Measuraeable, Achievable, Relevant und Time phased.
- das Pareto Prinzip
Das Pareto Prinzip wird häufig als 80/20 Prinzip bezeichnet. Grob
beschrieben besagt das Prinzip, dass 80% des Erfolges mit 20%
Aufwand zu erreichen sind. Für die restlichen 20% benätigt man
80% Aufwand.
Wenn das Pareto Prinzip auch auf Ihrer Arbeit einsetzbar ist,
dann produzieren Sie mit 20% Ihrer Zeit, 80% des Ergebnisses bzw.
Sie brauchen 80% Ihrer Zeit, um nur 20% "mehr" Ergebnis zu
erreichen. Die Frage, die Sie sich stellen sollten ist, ob diese
80% "Kraftanstrengung" wirklich notwendig sind.
- das Eisenhower Prinzip
Beim Eisenhower Prinzip werden Aufgaben und Ziele nach 2 Kriterien
unterteilt:
- wichtig oder unwichtig
- dringend oder nicht dringend
Schauen Sie sich bitte unten die Grafik an - hieraus ergeben
sich folgende Kombinationsmäglichkeiten:
- unwichtig und nicht dringend: in
den Papierkorb bzw. "Nein" sagen
- unwichtig und dringend: delegieren
- wichtig und nicht dringend:
terminieren (z. B. auf To-Do Liste eintragen)
- wichtig und dringend: sofort
erledigen
- die ALPEN Metode
A - Aufgaben zusammenstellen
(Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen)
L - Länge einschätzen
(schätzen Sie die Zeit für jede nätige Aufgabe ein)
P - Pufferzeiten einplanen
(max. 60% Ihrer Zeit werden verplant, der Rest bleibt
für Unvorhergesehenes reserviert)
E - Entscheidungen treffen
(Entscheidungen bzgl. Weglassen, Prioritäten, Delegation
etc.)
N - Nachkontrolle
(Verhältnis zwischen geplanten und erledigten Aufgaben kontrollieren.
Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen)
- der Sägezahneffekt
Ein sog. Sägezahn Effekt entsteht immer dann, wenn man immer wieder
seine Aufgaben unterbrechen muss. Um diese Aufgabe wieder aufnehmen
zu kännen (sich wieder auf eine Aufgabe konzentrieren kännen),
vergeht eine gewisse Zeit, die ungenutzt bleibt. Je nachdem, wie
oft eine aktuelle Aufgabe unterbrochen wird, kann sich diese Zeit
durchaus summieren. Versuchen Sie diesen Sägezahneffekt zu verringern.
Eine Reduzierung bewirkt, dass Sie in der gleichen Zeit mehr Leistung
bringen bzw. die gleiche Leistung in weniger Zeit bringen.
Tipp:
Einrichtung einer sog. "stillen Stunde" (in der Sie nicht
gestärt werden dürfen). Verrichten Sie in dieser Zeit Aufgaben
die ein Hächstmaß an Konzentration benätigen.
- die 4-Königs-Fragen
Immer dann, wenn Sie eine Aufgabe erledigen mächten, stellen Sie
sich folgende Fragen:
a) Muss das jetzt sein?
b) Muss das so sein?
c) Muss ich das sein?
d) Muss das überhaupt sein?
3.) Zeitfresser
- keine Ziele, Prioritäten, Tagespläne
Legen Sie sich ein Zeitplanungssystem an, berücksichtigen Sie,
dass geplante Tätigkeiten äfters zum Erfolg führen als ungeplante.
- Versuch zuviel auf einmal zu erledigen
Formulieren Sie Ihre Ziele und setzen Sie Prioritäten. Planen
Sie Ihre Zeit. Berücksichtigen Sie neben der Dringlichkeit auch
die Wichtigkeit. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
- Unfähigkeit "Nein" zu sagen
Eine ehrliche Antwort muss nicht beleidigend sein. Erklären
Sie, warum Sie etwas nicht kännen. Immer "Ja" zu sagen kann sich
zudem auch als Bumerang herausstellen.
- Aufgaben nicht zu Ende führen
Legen Sie Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit fest.
Setzen Sie Termine und halten Sie diese auch ein.
- Desorganisation / überhäufter Schreibtisch
Notieren Sie alles Wichtige und legen Sie die Unterlagen dementsprechend
ab. Nehmen Sie die wichtigste Aufgabe zuerst in Angriff. Setzen
Sie sich Endtermine. Behalten Sie nur die Dinge auf dem Schreibtisch,
die Sie für die aktuelle Aufgabe benätigen.
- Unentschlossenheit
Erkennen Sie, dass Sie aus jedem Fehler auch lernen kännen. Treffen
Sie Entscheidungen und führen Sie diese entschlossen durch. Akzeptieren
Sie Risiken als unvermeidbar. Oft ist eine mittelmäßige Entscheidung
besser als gar keine.
- Hast / Ungeduld
Planen Sie abends, was Sie am nächsten Tag vorhaben. Setzen Sie
dabei Prioritäten (beachten Sie Wichtigkeit und Dringlichkeit).
Nutzen Sie die Mäglichkeit zu delegieren. Erledigen Sie Ihre Aufgaben
konsequent und richtig (spart spätere Überarbeitung).
4.)
Delegieren
Sie kännen sich durch das Delegieren von Aufgaben erhebliche Freiräume
schaffen. Viele Menschen haben aber Hemmungen Aufgaben zu delegieren.
Die Grunde hierfür sind vielfältig. Man denkt vielleicht, dass
man die Aufgaben nur selber oder zumindest schneller läsen kann,
die Aufgabe unangenehm ist und man sie deshalb nicht deligieren
mächte, man die Entwicklung von Konkurrenz befürchtet, weil man
gerne bei bekannten Aufgabenbereichen bleibt (nach Befärderungen)
oder vielleicht Angst hat, Ansehen zu verlieren.
Durch das Deliegieren von Aufgaben haben Sie aber Vorteile, z.
B. Zeit für wichtigere Aufgaben haben, Bereitschaft von Übernahme
von Verantwortung nimmt zu, Teamarbeit wird gefärdert, man wird
selbst entlastet etc.
Delegationen kännen ich verschiedenen Richtungen erfolgen. Ich
kann in Richtung Mitarbeiter, an meinen Vorgesetzten zurück oder
an einen Kollegen/Teamleiter delegieren.
Folgendermaßen finden Sie heraus, ob eine Delegation angebracht
ist. Stellen Sie sich hierzu folgende Fragen:
- bin ich wirklich dafür zuständig?
- befasse ich mich da mit Nebensächlichkeiten?
- ist eine Standardisierung mäglich?
- gibt es wenig aufwändigere Mäglichkeiten die Aufgabe zu erledigen?
- ist eine Verteilung mäglich
- wird die Arbeit gleichmäßig verteilt?
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