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Modul 4 - Selbst- und Zeitmanagement

In diesem Modul geht es darum sich selbst und sein Umfeld zu organisieren. Zeit ist knapp und sie sollte sinnvoll eingesetzt werden. Verschiedene Methoden zur Optimierung finden Sie in diesem Modul.

"Die Freunde nennen sich aufrichtig, die Feinde sind es."

Arthur Schopenhauer

 

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Innere Antreiber:

Unsere inneren Antreiber sind Antreiber, die uns motivieren können; oft aber für unnötig Belastung oder Stress führen. Immer müssen wir die Besten, die Schnellsten oder die Besten sein. Schrauben wir diese Ansprüche zurück, sinkt der Stressfaktor für uns um einiges.

In diesem Exkurs erfahren Sie mehr über unsere inneren Antreiber!

zum Exkurs

 


Selbst- und Zeitmanagement


Inhaltsverzeichnis:

1.) Einleitung
2.) Werkzeuge und Methoden im Zeitmanagement
3.) Zeitfresser
4.) Delegieren


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1.) Einleitung

Ständig rennen wir unserer Zeit hinterher. Unser Überstundenkonto befindet sich bereits im tiefroten Bereich. Falls Sie gerade kräftig am Nicken sind, ist das hier genau Ihr Thema. Nachfolgend lernen Sie einige Werkzeuge und Methoden kennen, wie Sie besser mit Ihrer gegebenen Zeit auskommen werden.

2.) Werkzeuge und Methoden im Zeitmanagement

- die Smart Regel

Um Ziele zu defnieren hat sich die SMART Regel bewährt. Diese Regel besagt, dass ein Ziel:

S - Spezifisch (das Ziel muss spezifisch/konkret und positiv formuliert sein)
M - Messbar (das Ziel muss überprüfbar sein)
A - Attraktiv (das Ziel muss beeinflussbar sein)
R - Realistisch (das Ziel muss hoch gesteckt aber dennoch erreichbar sein)
T - Terminiert (das Ziel muss einen Endzeitpunkt/Erreichungszeitpunkt besitzen)

Das SMART Prinzip kommt aus den USA und steht original für Specific, Measuraeable, Achievable, Relevant und Time phased.


- das Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip wird häufig als 80/20 Prinzip bezeichnet. Grob beschrieben besagt das Prinzip, dass 80% des Erfolges mit 20% Aufwand zu erreichen sind. Für die restlichen 20% benätigt man 80% Aufwand.

Wenn das Pareto Prinzip auch auf Ihrer Arbeit einsetzbar ist, dann produzieren Sie mit 20% Ihrer Zeit, 80% des Ergebnisses bzw. Sie brauchen 80% Ihrer Zeit, um nur 20% "mehr" Ergebnis zu erreichen. Die Frage, die Sie sich stellen sollten ist, ob diese 80% "Kraftanstrengung" wirklich notwendig sind.


- das Eisenhower Prinzip

Beim Eisenhower Prinzip werden Aufgaben und Ziele nach 2 Kriterien unterteilt:
- wichtig oder unwichtig
- dringend oder nicht dringend

Schauen Sie sich bitte unten die Grafik an - hieraus ergeben sich folgende Kombinationsmäglichkeiten:

- unwichtig und nicht dringend: in den Papierkorb bzw. "Nein" sagen
- unwichtig und dringend: delegieren
- wichtig und nicht dringend: terminieren (z. B. auf To-Do Liste eintragen)
- wichtig und dringend: sofort erledigen






- die ALPEN Metode

A - Aufgaben zusammenstellen (Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen)
L - Länge einschätzen (schätzen Sie die Zeit für jede nätige Aufgabe ein)
P - Pufferzeiten einplanen (max. 60% Ihrer Zeit werden verplant, der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert)
E - Entscheidungen treffen (Entscheidungen bzgl. Weglassen, Prioritäten, Delegation etc.)
N - Nachkontrolle (Verhältnis zwischen geplanten und erledigten Aufgaben kontrollieren. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen)


- der Sägezahneffekt

Ein sog. Sägezahn Effekt entsteht immer dann, wenn man immer wieder seine Aufgaben unterbrechen muss. Um diese Aufgabe wieder aufnehmen zu kännen (sich wieder auf eine Aufgabe konzentrieren kännen), vergeht eine gewisse Zeit, die ungenutzt bleibt. Je nachdem, wie oft eine aktuelle Aufgabe unterbrochen wird, kann sich diese Zeit durchaus summieren. Versuchen Sie diesen Sägezahneffekt zu verringern. Eine Reduzierung bewirkt, dass Sie in der gleichen Zeit mehr Leistung bringen bzw. die gleiche Leistung in weniger Zeit bringen.

Tipp: Einrichtung einer sog. "stillen Stunde" (in der Sie nicht gestärt werden dürfen). Verrichten Sie in dieser Zeit Aufgaben die ein Hächstmaß an Konzentration benätigen.


- die 4-Königs-Fragen

Immer dann, wenn Sie eine Aufgabe erledigen mächten, stellen Sie sich folgende Fragen:
a) Muss das jetzt sein?
b) Muss das so sein?
c) Muss ich das sein?
d) Muss das überhaupt sein?


3.) Zeitfresser


- keine Ziele, Prioritäten, Tagespläne
Legen Sie sich ein Zeitplanungssystem an, berücksichtigen Sie, dass geplante Tätigkeiten äfters zum Erfolg führen als ungeplante.

- Versuch zuviel auf einmal zu erledigen
Formulieren Sie Ihre Ziele und setzen Sie Prioritäten. Planen Sie Ihre Zeit. Berücksichtigen Sie neben der Dringlichkeit auch die Wichtigkeit. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche.

- Unfähigkeit "Nein" zu sagen
Eine ehrliche Antwort muss nicht beleidigend sein. Erklären Sie, warum Sie etwas nicht kännen. Immer "Ja" zu sagen kann sich zudem auch als Bumerang herausstellen.

- Aufgaben nicht zu Ende führen
Legen Sie Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit fest. Setzen Sie Termine und halten Sie diese auch ein.

- Desorganisation / überhäufter Schreibtisch
Notieren Sie alles Wichtige und legen Sie die Unterlagen dementsprechend ab. Nehmen Sie die wichtigste Aufgabe zuerst in Angriff. Setzen Sie sich Endtermine. Behalten Sie nur die Dinge auf dem Schreibtisch, die Sie für die aktuelle Aufgabe benätigen.

- Unentschlossenheit
Erkennen Sie, dass Sie aus jedem Fehler auch lernen kännen. Treffen Sie Entscheidungen und führen Sie diese entschlossen durch. Akzeptieren Sie Risiken als unvermeidbar. Oft ist eine mittelmäßige Entscheidung besser als gar keine.

- Hast / Ungeduld
Planen Sie abends, was Sie am nächsten Tag vorhaben. Setzen Sie dabei Prioritäten (beachten Sie Wichtigkeit und Dringlichkeit). Nutzen Sie die Mäglichkeit zu delegieren. Erledigen Sie Ihre Aufgaben konsequent und richtig (spart spätere Überarbeitung).


4.) Delegieren

Sie kännen sich durch das Delegieren von Aufgaben erhebliche Freiräume schaffen. Viele Menschen haben aber Hemmungen Aufgaben zu delegieren. Die Grunde hierfür sind vielfältig. Man denkt vielleicht, dass man die Aufgaben nur selber oder zumindest schneller läsen kann, die Aufgabe unangenehm ist und man sie deshalb nicht deligieren mächte, man die Entwicklung von Konkurrenz befürchtet, weil man gerne bei bekannten Aufgabenbereichen bleibt (nach Befärderungen) oder vielleicht Angst hat, Ansehen zu verlieren.

Durch das Deliegieren von Aufgaben haben Sie aber Vorteile, z. B. Zeit für wichtigere Aufgaben haben, Bereitschaft von Übernahme von Verantwortung nimmt zu, Teamarbeit wird gefärdert, man wird selbst entlastet etc.

Delegationen kännen ich verschiedenen Richtungen erfolgen. Ich kann in Richtung Mitarbeiter, an meinen Vorgesetzten zurück oder an einen Kollegen/Teamleiter delegieren.

Folgendermaßen finden Sie heraus, ob eine Delegation angebracht ist. Stellen Sie sich hierzu folgende Fragen:

- bin ich wirklich dafür zuständig?
- befasse ich mich da mit Nebensächlichkeiten?
- ist eine Standardisierung mäglich?
- gibt es wenig aufwändigere Mäglichkeiten die Aufgabe zu erledigen?
- ist eine Verteilung mäglich
- wird die Arbeit gleichmäßig verteilt?


 


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Informationen über mich

Name: Stefan Schneider

Alter: 35

Beruf: Call-Center Teamleiter

Beruflicher Werdegang:

2001-2004: Ausbildung bei der DTAG
2004-2005: Call-Center Agent
2005-2007: Call-Center Multiplikator
Seit 2007: Call-Center Teamleiter

März - September 2007:
innerbetriebliche Zertifizierung

November - Dezember 2007:
IHK Zertifizierung

Bisherige Betätigungsfelder:
- Outbound
- Inbound
- Backoffice
- Beschwerdemanagement

 

Optimiert für:
 
Firefox 3.0.14
Auflösung: 1400 px x 900 px
 
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